keskiviikko 16. marraskuuta 2016

Vanhojen arkistopapereiden digitointi – osa 1

Kirjoittaja: Miia Mustonen, Seri-Deco Oy



Teollisen valmistusyrityksen tuottamat mallinnusvedokset, insinööritoimiston rakennuspiirrokset tai julkisen tahon tuottamat infrastruktuuriset suunnitelmat ja kartat ovat organisaatiolle tärkeää omaisuutta. Näin ollen tietojen suunnitelmallinen arkistointi on välttämätön ja tärkeä toimi kiireisen arjen keskellä.

Vanhoista mappiarkistoista halutaan kuitenkin vähitellen eroon tilan puutteen vuoksi. Toisaalta osa tiedoista tarvitaan aktiiviseen ja monimuotoisempaan käyttöön.

Miten siis siirtää luotettavasti ja turvallisesti kallisarvoiset tiedot käytännölliseen ja kustannustehokkaaseen tallennusmuotoon tulevienkin sukupolvien käyttöön?

Aiheeseen osuva taulu Analogia Finlandin tiloissa.


Mikrokuvauksella edelleen paikkansa


Suurin osa julkisista ja kaupallisten toimijoiden arkistoista ovat edelleen analogisessa eli paperimuodossa. Se miten näistä mappiriveistä päästää eroon ja mihin muotoon vanha tieto kannattaa siirtää, riippuu täysin aineiston jatkokäyttötarpeesta. Ratkaiseva kysymys kuuluukin: onkin tieto passiivista vai aktiivista.

Passiivista tietoa ei tarvita aktiivisesti arkikäytössä. Silloin suuri määrä tietoa voidaan puristaa pitkäaikaiseen arkistointiin sopivalle mikrofilmille tai monikäyttöiseen digitaaliseen muotoon, jolloin tiedon löydettävyys ja jatkohyödyntäminen ovat helpompaa.

Analogia Finland: Mikrofilmin valmistus 

Julkisen sektorin organisaatiota ja kulttuuriperinnöllisten aineistojen mikrokuvausta ja digitointia velvoittaa Suomen Arkistolaitoksen laatimat laatukriteerit, jonka mukaan vielä toistaiseksi ainoat viralliset pitkäaikaisten ja pysyväistietojen tallennusmuodot ovat paperi ja mikrofilmi.

Mikrokuvaus on pitkäaikaiseen säilytykseen tarkoitettujen suurten tietomäärien tiivis ja kestävä tallennusmuoto. Tässä analogisessa tallennusmuodossa mustavalkoinen mikrokuva tuotetaan joko kuvaamalla analogisella mikrofilmikameralla tai suoraan tiedostosta. Rullana tai filmikorttina arkistoitavan mikrokuvan taataan säilyvän jopa satoja vuosia, jonka jälkeenkin kuvan luvataan vastaavan alkuperäisaineistoa terävyydeltään ilman vääristymiä ja oikeassa mittakaavasuhteessa.

Analogia Finland: Jokainen kuva tarkastetaan käsin
Tämä perinteinen tallennusmuoto on edelleenkin käytössä oleva tallennusmedia digitaalisuuden vallankumouksesta huolimatta.  ’Jotta varmistetaan kulttuuriperinnöllisistä kohteista CAD-ohjelmistolla tuotettujen piirrosten (ns. syntysähköisten aineistojen) säilyvyys tulevien sukupolvien käyttöön, mikrokuvaus on paperitulosteen lisäksi ainoa standardoitu tapa tallentaa tiiviisti ja mittasuhteiltaan oikeaa ja tarkkaa tietoa’, kertoo Analogia Finlandin kehitysjohtaja Markku Rajama. ’Yhdelle filmille voidaan tallentaa jopa 3500 pienoismikrokuvaa. Näin ollen filmikortit vievät huomattavasti vähemmän arkistointitilaa paperimappeihin verrattuna.

Kun mikrofilmin tietoa tarvitaan jälleen vektoroitavaksi tai CAD-ohjelmiin suunnittelukorjauksia varten, auttavat kopiolaitokset ja digitaaliset ammattilaiset muuttamaan filmin kuvat jälleen digitaaliseen, alkuperäistä vastaavaan muotoon mikrofilmiskannerin avulla’, Rajama havainnollistaa.


Aktiivisen tiedon digitointi vasta alkuvaiheissa


’Kun paperilla oleva tieto on aktiivisessa käytössä eli sen tietoja tarvitaan viikoittain tai jopa päivittäin, paperiarkiston digitointi on oikea vaihtoehto’, kertoo Markku Rajama Analogia Finlandista.

Paperiaineistoja muutetaankin jatkuvalla syötöllä digitaaliseen muotoon, jotta suuri määrä tietoa on helpommin löydettävissä ja yhdistettävissä sekä aktiivisesti käytettävissä erilaisia käyttötarpeita varten. Yhteiskunnallisten asiakirjojen, taulujen ja julkaisujen lisäksi digitaaliseen muotoon siirretään niin vanhaa kuin uutta tutkimustietoa, kirjoja, pöytäkirjoja, sopimuksia, vuosikertomuksia, käsikirjoituksia, teknisiä kuvia ja karttoja. Myös liikkuvaa kuvaa ja äänitteitä digitoidaan tiiviimpään, helpommin löydettävään arkistointimuotoon.

Grano Espoo: Kulttuuriperinnöllisten julkaisujen skannausta

Digitointiyritykset odottavat vuodenvaihteessa julkaistavaa lakimuutosta. Sen odotetaan sisältävän virallisen kannanoton sähköiseen aineistoon ja sen asemaan virallisena tallennusmuotona paperin ja mikrofilmin rinnalla. Mikäli digitaalinen aineisto hyväksytään viralliseksi tallennusmuodoksi, korkealaatuisen aineistodigitoinnin ja metatietojen keräämisen jälkeen myös julkisella sektorilla paperiarkistointi vähenee oleellisesti.


Digitointi käyttötarpeen mukaan


’Ennen digitointia on tärkeää hahmottaa, miten tätä työstettävää aineistoa käytetään jatkossa ja mikä on tarvittava hakutarkkuus’, korostaa Granon digitointi- ja arkistointipalvelujen projektipäällikkö Santtu Pelli.

Passiivisen tiedon kohdalla Pellin mukaan usein riittää, että skannattu tieto tallennetaan korkealaatuisena, skaalattavana tiedostona ns. mappien kylkitarrojen mukaisin aihepiirein löydettäväksi.

Julkisen sektorin organisaatiolle tuotetaan lähes poikkeuksetta arkistoitavaksi vektoroitava, pakkaamaton TIFF. Kaupalliset organisaatiot suosivat Granon mukaan enemmän monikäyttöistä PDF/A-muotoa sekä kevyempäänkin ympäristöön soveltuvia jpg-kuvia. ’Yleisesti käytetty PDF/A -tallennusmuotona ei ole kuitenkaan vielä saavuttanut standardointia vaativia kriteereitä, joten siinä on vielä kehitettävää, jotta tiedoston muuttumattomuus voidaan taata eri ympäristöissä’ Santtu Pelli kertoo.


Väripiirrokset ja sitä myötä väridigitoinnit lisääntyvät koko ajan. Voidaanhan väreillä parantaa silmäiltävyyttä erityisesti monimutkaisissa piirroksissa. Sekä skannereiden että värillisten tulostimien nopeuden ja tuotantolaadun kehittyminen ovat osaltaan myös vaikuttaneet värien hyödyntämiseen. Lisäksi suurikokoiset tiedostot hallitseminen on nykyisin helpompaa eikä tallennuskustannukset ole enää rajoite tiedostojen käytössä.

Värillinen kuva sisältää eniten dataa ja onkin siksi paras muoto muokattavuuden näkökulmasta. Suosituin formaatti on silti harmaasävykuva (8bit), joka sisältää riittävästi tietoa myös jatkojalostusta varten. Digitoijat eivät suosittele mustavalkokuvaa (1bit), sillä siinä kuvasta häviää usein liikaa kriittistä tietoa.

Mikäli vanhaa tietoa tarvitaan aktiivisesti ja siihen kohdistuu jatkossakin erilaisia hakuja, skannatuista tiedostoista voidaan etsiä OCR- tekstintunnistusohjelman  (Optical Character Regognition) avulla yksilöllisesti muuttuvia tietoja. OCR:n tunnistamaa dataa tallennetaan sitten aineiston metatietoihin, jonka avulla tiedon etsiminen ja linkittyminen toisiin tietoihin tehostuu oleellisesti. ’Tiedoston nimeäminen ja oikeanlaisen metatietojen rakentaminen ovatkin tiedonhaun kannalta ratkaisevin ja samalla työläin vaihe’, kertoo Santtu Pelli Granosta.


Miten valmistella aineistoa digitointia varten? Mitä asioita huomioida tuotannossa? Näistä teemoista lisää blogin toisessa osassa, joka julkaistaan 12.12.2016.

Lähteet



Grano / Digitointi- ja arkistointipalvelu: 
Grano on digi- ja printtipalvelujen markkinajohtaja Suomessa. Yritys toimii 25 paikkakunnalla. Suomessa ja Virossa toimiva Grano työllistää noin 850 ihmistä ja sen liikevaihto tulevalla tilikaudella on yrityksen tiedotteen mukaan lähes 100 miljoonaa euroa.

Analogia Finland: 
Digitointipalveluihin ja mikrokuvaukseen erikoistuneen yrityksen työntekijöillä on kokemusta sekä teknisten piirrosten että kulttuuriperinnöllisten asiakirjojen digitoinnista ja mikrokuvaamisesta yli 35 vuoden ajalta. Yritys työllistää noin 10 erikoisammattihenkilöä ja sen toimitilat sijaitsevat Espoossa.

Insinööritoimisto Granlund:
Granlund on talotekniikkasuunnittelun sekä kiinteistö-, energia- ja ympäristöasioiden konsultoinnin sekä ohjelmistojen asiantuntijakonserni. Vuonna 1960 perustetun suunnitteluyrityksen palveluksessa työskentelee yli 700 asiantuntijaa organisaation 19 eri toimipisteessä. Pääkonttori sijaitsee Helsingissä.

Haluatko lisätietoa?


Tutustu skannereihin ja teknisiin tulostimiin Sd-verkkokaupassa tai soita Seri-Decon asiakaspalveluun puh. 010 841 8080.



Miia Mustonen
Markkinointipäällikkö
Seri-Deco Oy




Seri-Deco on vuonna 1977 perustettu kuvallisen viestinnän laitteiden, materiaalien ja tarvikkeiden maahantuoja. Tarjoamme ratkaisuja digitointiin, kuvan tai merkkauksen tuotantoon erilaisille pinnoille sekä tuotteiden viimeistelyyn ja esillepanoon. Palveluksessamme työskentelevät 42 ammattilaista varmistavat sujuvan logistiikan lisäksi ammattitaitoisen asiakaspalvelun sekä toimivat tuki‐ ja huoltopalvelut. Seri-Decon pääkonttori ja Suomen varastot sijaitsevat Tuusulassa. Tytäryhtiö toimii Vilnassa, Liettuassa

tiistai 1. marraskuuta 2016

Mikä on FESPA Finland?

Kirjoittaja: Minna Petterson, Fespa Finland Ry

 

Erilaisten painamiseen ja digitaaliseen tulostamiseen liittyvien mahdollisuuksien ja eri teknologioiden tarjonta on runsaampaa kuin koskaan. Oleellisen tiedon, osaajien ja koulutuksen merkitys on ratkaisevassa roolissa yritysten menestymiselle.

FESPA Finland on kotimaisten erikoisosaajien yhdistys, joka hyödyntää kansainvälistä verkostoa ja kattojärjestömme FESPAn resursseja, tapahtumia ja kontakteja.
Fespa Finland edustaa Suomessa maailmanlaajuista FESPAa, joka on voittoa tavoittelematon Fespan 37 eri maan jäsenyhdistyksen keskusjärjestö.

FESPA Finland perustettiin vuonna 1976 seri- ja erikoispainamisen alan tietoutta ja koulutusta jakamaan. Olemme alusta asti olleet mukana FESPAssa ja vuonna 2013 vahvistimme tätä yhteistyötä muuttamalla nimemme Suomen Seri- ja Erikoispainojen liitosta Fespa Finlandiksi.

Fespa Finlandin toiminnan kulmakivenä on alaa edistävän tiedon jakaminen sekä osaajien yhdistäminen. Haluamme vaikuttaa saatavilla olevaan ammatilliseen koulutukseen, järjestää täsmäkoulutuksia ja kehittää toimialan osaamista vastaamaan nykypäivän haasteisiin. Pyrimme myös elämään ympäristöä arvostaen, jotta voimme vaikuttaa myös seuraavien sukupolvien elämään.

Mikä on Fespa Profit For Purpose -ohjelma?


Profit for Purpose –ohjelma on FESPAn keskiössä. Käytännössä tämä on kansainvälinen jälleeninvestointiohjelma, joka sijoittaa FESPAN kansainvälisten tapahtumien tuottoja mm. eri maiden FESPA-tapahtumien ja materiaaleihin.

Kun FESPA perustettiin yli 50-vuotta sitten, niin tarkoituksena oli jakaa tietoa ja ideoita maailmanlaajuisesti siten, että painoalalla toimivat yritykset olisivat voittoa tuottavia ja tulevaisuuteen katsovia. Tämä on edelleenkin FESPAn ydinajatus.

Nykyisin, kiitos FESPAn jatkuvasti laajentuvan tapahtumaorganisaation menestyksen, voimme kertoa tuottavamme voittoa, jota sijoitetaan erikoispainoyhteisön hyväksi ympäri maailman.

FESPAlla ei ole osakkeenomistajia – sen toimintaa ohjaavat painoalan yrittäjät, jotka tekevät työtään alan hyväksi. Edunsaajina ovat tuhannet FESPAn painoalan jäsenyritykset, jotka ovat maailmanlaajuinen yhteisömme. He saavat FESPA osinkonsa mm. tietona, oivalluksina, ideoina sekä mahdollisuuksina tavata muita alan toimijoita. Tämä kaikki edesauttaa alaa kehittymään ja kukoistamaan nykypäivän alati kiihtyvässä työympäristössä.

Profit for Purpose –filosofia näkyy kaikissa yhdistyksen jäsenmaissa



Vuodesta 2005 Profit for Purpose –ohjelma on sijoittanut 3,5 miljoonaa euroa takaisin erikoispainoalalle. Sijoitus keskittyy neljään pääosa-alueeseen:

  1. JAKAA TIETOA – tiedon jakaminen ja markkinatutkimus auttavat alan yrityksiä suunnittelemaan, parantamaan omaa osaamistaan sekä menestymään.
  2. YHDISTÄÄ – tapahtumien järjestäminen, joissa alan toimijat tapaavat toisiaan ja kaikki hyötyvät.
  3. INSPIROI – parhaiden käytäntöjen monistaminen ja seuraavan sukupolven kannustaminen mukaan printin ihmeelliseen maailmaan.
  4. RAKENTAA – painoalan sekä siinä toimivien yritysten kehittyminen ja kasvumahdollisuuksien turvaaminen.

FESPAn jälleeninvestoinnit kanavoidaan kahdella tavalla. Osa tuotoista käytetään siihen, että FESPA kehittää tuotteita ja palveluita, joista on hyötyä maailmanlaajuisesti tai mitä kaikki 37 FESPAn jäsenyhdistystä voivat hyödyntää omissa maissaan. Monet näistä tuotteista ovat saatavilla kaikille painajille, mutta osa on vain jäsenille, jotka kuuluvat oman maansa yhdistykseen. Vain kuulumalla FESPA Finlandiin pääsee painoalan yrittäjä todella osalliseksi kaikista FESPAn tarjoamista eduista.

Suurin osa Profit for Purpose –ohjelman rahoituksesta kanavoituu paikallisten yhdistysten avulla, joita on siis 37:ssä maassa. Eri yhdistykset voivat hakea rahoitusta omalle projektilleen projektikomiteasta. Projektin on täytettävä FESPAn asettamat kriteerit ja se arvioidaan em. komiteassa, johon kuuluu 2 FESPAn hallituksen jäsentä sekä 4 yhdistyksien edustajaa. Komiteaa johtaa Sean Holt, FESPAn General Secretary.

Jos olet kiinnostunut saamaan lisätietoa FESPAn tekemästä työstä tai sinulla on lisäkysymyksiä Profit for Purpose –ohjelmasta, niin ota ihmeessä yhteyttä esimerkiksi sähköpostilla sean.holt@fespa.com


FESPA jakaa tietoa


FESPA NEWS –LEHTI

Lehti ilmestyy jäsenille 4 kertaa vuodessa. Lehden tarkoitus on jakaa ajankohtaista tietoa, uutisia, näkemyksiä ja kokemuksia sekä olla ajan hermolla uusista kehityssuunnista ja tuotekehityksestä.  Fespan uutiset, tekniset artikkelit ja ajankohtaiset asiat pitävät oman osaamisen ja tiedot menossa mukana.

FESPAN TEKNISET OPPAAT 

Eri osa-alueet kattavien oppaiden julkaiseminen aloitettiin vuonna 2015 ja se jatkuu yhä. Oppaat ovat englannin kielisiä. Salasanan näihin oppaisiin saat pyytämällä info@fespa.fi

PLANET FRIENDLY –OPPAAT MINIVERSIOINA

Planet Friendly on julkaistu uudelleen jaettuna johdanto-oppaaseen sekä 10:een eri osa-aluetta käsittävään oppaaseen. Nämä oppaat ovat ilmaisia FESPAn jäsenille. Oppaat ovat englanninkielisiä ja tarkoituksenaan ympäristöä säästäen kohdentua eri osa-alueille vielä jaettuna joko seri- tai digitaalipainajille. Näin niistä on helppo hakea juuri itselleen soveltuvaa tietoa. Salasanan näihin oppaisiin saat pyytämällä info@fespa.fi


FESPA yhdistää


SERIPAINAMISEN AMMATTIKURSSI

Fespa Finland on ostanut oikeudet seripainamisen ammattikurssi –aineistoon ja kääntänyt materiaalin sinun käyttöösi. Tämä tuhti paketti on jäsenille vain 275 €. Tilaa omasi: info@fespa.fi

FESPA-MESSUT & TAPAHTUMAT

Messuja on useita vuodessa eri puolilla maailmaa. Seuraavaksi FESPA Finlandin jäsenille tarjoutuu mahdollisuus lähteä kokemaan FESPA Asia –messut helmikuussa 2017. Lisäksi järjestämme perinteisen messumatkan Hampuriin 10.-12.5.2017.

FESPA VIP-OHJELMA

Ohjelma on FESPAn jäsenille tarjottu palvelu, johon sisältyy nopeampi sisäänkäynti messuille sekä juoma- ja ruokatarjoilu FESPAn ständillä. Palveluun lisätään osa-alueita mahdollisuuksien mukaan koko ajan. Verkostomme kotimaassa ja kansainvälisesti on huikea mahdollisuus tietoa, osaajia ja tekijöitä.

FESPA inspiroi


FESPA SENSATIONS

on painajien, painopalvelujen ostajien sekä suunnittelijoiden käyttöön tarkoitettu inspiraation lähde, joka havainnollistaa erikoispainamisen eri mahdollisuuksia loppuasiakkaalle. FESPA Finlandin jäsenenä saat tämän kirjan alennettuun hintaan 75€. Lisätietoa: www.fespasensations.com

FESPA-AWARDS

Vuosittainen painoalan kilpailu, joka ei jätä ketään kylmäksi. Vain osallistumalla voit voittaa ja saada osaksesi mainetta ja kunniaa. Kilpailussa hyvin pärjänneet ovat perinteisesti myös kasvattaneet liiketoimintaansa. Älä jätä tätä tilaisuutta käyttämättä!



FESPA rakentaa


FESPA – PRINT CENSUS

FESPAn kyselytutkimuksen avulla saamme käyttöömme arvokasta jäsenneltyä markkinatietoa painoalasta Suomen, Euroopan ja maailman mittakaavoissa. Tämä edellyttää vain kyselyyn vastaamista!


FESPA aktiviteetteja tulossa...


  • Värinkäsittelyn työpaja
  • Uusia teknisiä oppaita
  • Uusi Print Census –kysely
  • Lisää FESPA VIP-etuja FESPA Hampuri –messuille 2017
  • ja paljon muuta....

Lisätietoa 


www.fespa.fi        info@fespa.fi          Fespa 2017 messut






Minna Pettersson
Toiminnanjohtaja
Fespa Finland Ry