maanantai 12. joulukuuta 2016

Vanhojen arkistopapereiden digitointi – osa 2

Kirjoittaja: Miia Mustonen, Seri-Deco Oy


Miten siirtää luotettavasti ja turvallisesti kallisarvoiset tiedot ja vanhat tulosteet käytännölliseen ja kustannustehokkaaseen tallennusmuotoon tulevienkin sukupolvien käyttöön?

Laadukas digitointi alkaa esivalmisteluista


Digitoitavan alkuperäisaineiston kunto vaikuttaa osaltaan skannauslaatuun. Vaikkakin optiikan ja ohjelmistojen kehittymisen myötä laitteilla saadaan yhä paremmin korjattua virheellisyyttä kuten aineistoaukeaman vääristymää tai siistittyä skannatun tiedoston suttuinen tausta.

Skannattavan aineiston esikäsittely tulee tehdä huolellisesti. Aineisto tulisi puhdistaa, suoristaa ja tarvittaessa kuivattaa ennen käsittelyä. Myös skannausta oleellisesti hidastavat niitit ja haluttaessa aineistoseläkkeet tulisi poistaa. Esivalmistelut suorittaa digitoinnin tilaava arkisto-omistaja tai se voidaan toteuttaa digitoijan toimesta tarkasti määriteltyjen vastuurajausten puitteissa.

Teknisten piirustusten ja karttojen skannaamiseen käytetään suurkuvaskannereita (max A0 paperi/muovitulosteet tai 15mm paksut taululevyt). Näiden läpisyötettävien laitteiden käytössä korostuu aineiston kunto kuten tasaisuus, kuivuus ja ehjä pinta.

Parhaat päivänsä nähnyt, haperoitunut suurkokoaineisto voidaan silti skannata turvallisesti erikoismuovitaskujen avulla. Granon Santtu Pellin mukaan nykyiset muovitaskut ovat jo niin optisesti kirkkaita, ettei nykyisillä korkealaatuisilla skannereilla suojaus vaikuta enää lopputulokseen.

Kirjaskannaus Granon digitointi- ja arkistointipalveluissa Espoossa

Kirjaskannereilla työstetään puolestaan julisteita, kirjoja ja suuria kuvia aina A1 kokoon asti. Näillä laitteilla voidaan siirtää kehnommassakin kunnossa olevia aineistoja digitaaliseen muotoon ilman repeytymisvaaraa.

’Aineiston puhtausvaatimukset korostuvat alkuvalmistelujen lisäksi itse tuotantovaiheessa, varsinkin suurikokoisia tauluja tai pitkiä piirustuksia skannattaessa’ muistuttaa digitointi- ja suurkuvalaitteita sekä tulostusmateriaaleja maahantuovan Seri-Decon kehitysjohtaja Juha Myllyniemi.

Staattisen sähkövarauksen vuoksi levyt imevät herkästi itseensä ympäröivän pölyn ja lattiaa koskettaessa jopa pienet kivensirut. Myös pitkää paperitulostetta skannattaessa toinen pää saattaa helposti koskettaa lattiapintaa. ’Lika vaikuttaa osaltaan skannauslaatuun, mutta sitäkin enemmän haluan korostaa pienten kivensirujen vahingollisuutta. Ne pahimmillaan naarmuttavat skannerin lasin pilalle’, varoittaa Myllyniemi.

Kehittyneet laitteet parantavat lopputulosta


Myös itse laitteista ja tuotanto-ohjelmistoista löytyy ominaisuuksia, jotka vaikuttavat skannauksen lopputulokseen, tuotannon tehokkuuteen ja sitä kautta työn kustannuksiin.

Skannerit eivät lue kuvaa pelkästään yhtenä kokonaisuutena, vaan ne hajottavat skannauksen pikselitasolla eri osiin. Nykyisillä skannereilla aineisto saadaan myös valotettua tasaisemmin.

Digitointi- ja suurkuvaratkaisut esillä Jusslan demotiloissa.

Myllyniemen mukaan skanneritekniikan ja ohjelmistojen kehittymisen myötä esimerkiksi aineiston suttuinen tausta saadaan poistettua skannatusta tiedostosta kokonaan. Näin digitiedostosta voidaan saada alkuperäistä laadukkaampi lopputulos.

Myös skannausprosessi on nykyään nopeampi ja arkistointitiedostoista saadaan kevyempiä. ja tulostuuhan pienikokoinen tiedosto myös ripeämmin.  Lisäksi kehittyneillä ohjelmistoilla tiedostoja voidaan muokata monipuolisesti projektitarpeiden mukaisiksi.

Santtu Pelli kertoi yrityksensä käyttämän skanneriohjelman olevan ainutlaatuisen taipuva, sillä he ovat voineet jopa luoda omaa ohjelmistoa sen ympärille. Tämä on automatisoinut aineistojen nimeöintiä ja muokkausta sekä luonut prosessista yhä kustannustehokkaamman.

Suunnittelutoimisto Granlundin johtavan asiantuntijan, Markku Huupposen mukaan suurkuvaskannerit ja tulostimet taittolaitteineen ovat tärkeitä suunnittelijoiden työkaluja. Laitteiden käytössä korostuukin helppokäyttöisyys, toimintavarmuus sekä tarvittaessa laitteiden ripeä huoltopalvelu ja tekninen tuki.
Laitteiden toimintavarmuus ja ripeä huoltopalvelu oleelliset valintatekijät
Skannauksia ja suunnitelmatulosteita itsekin toteuttava projektisihteeri Jaana Leino korostaa toimintaympäristön vaikutusta laitteisiin ja tuotantolaatuun. Vaikka tulostin ja erityisesti pinoaja eivät tuota nykyisin enää häiritsevää ääntä, on koneille hyvä varata oma, työskentelyyn riittävän kokoinen tuotantotilansa. Erillisessä tilassa voidaan hallita paremmin laitteille sopivia kosteus- ja lämpöolosuhteita. Esimerkiksi liian kuiva tuotantotilan ilma lisää staattista sähkövarausta, mikä puolestaan kerää pölyä laitteisiin vaikuttaen näin tuotantolaatuun.

Mikäli organisaatio (kuten kopiotalo) tekee jatkuvia pitkiä työsarjoja skannaamalla paljon piirrosversioita arkistointikäyttöön ja tulostamalla samalla versiot työmaan käyttöön, korostuvat puolestaan tuotannon automaatiot ja raportointiominaisuudet.

Seri-Decon Myllyniemen mukaan digitoidut aineistot voivat parhaimmillaan automaattisesti siirtyä jakelukansioiden kautta arkistointiin. Skannattu aineisto voidaan myös ohjelmointikäskyjen avulla lähettää suoraan työjonoon ensimmäisenä vapautuvalle, projektiin sopivalle tulostimelle (mm. väritekniikan ja materiaalin osalta), josta se etenee oikeanlaisen taiton ja seläkkeiden lisäämisen jälkeen odottamaan toimitusta työmaalle. Lisäksi tuotanto-ohjelmistot tarjoavat monipuolisesti raportointityökaluja mm. digitointituotannon tehokkuuden seuraamiseksi.

Tiedon jakelu, arkistointi ja säilytys


Digitointi ja tekniikan kehittyminen luovat uusia mahdollisuuksia tiedon tallentamiseen, hallintaa ja jakamiseen.

Rakennusalalla tuotetaan, välitetään ja arkistoidaan paljon sähköistä ja printtitietoa hyvin tarkasti määriteltyjen aikataulujen puitteissa. Tiedon hallinnassa oleellisina työkaluina toimivat nykyisin projektikohtaiset tietopankit kuten selainpohjainen SokoPro. Granon mukaan sen avulla voidaan tehokkaammin hallita niin projektisuunnitelmia, tarjouksia, sopimuksia kuin työmaapäiväkirjoja ja turvallisuusraportteja. Lisäksi viimeisimmät suunnitelmaversiot saadaan nopeasti lähetettyä haluttuun painotaloon tulostettavaksi ja sitä kautta työmaalle. Järjestelmän uusin työkalu on juuri lanseerattu työmaakameratoiminto. Minuutin välein still frame kuvia projektipankin käyttöön lähettävä kamera auttaa työn etenemisen seurannassa ja projektin raportoinnissa havainnollisin lisätyökaluin.

Aineiston muuttuessa pelkästään sähköiseen muotoon korostuu arkistoinnin varmuus ja turvallisuus. Pitkäaikaisesti säilytettävän digitaalisen aineiston määrän kasvua ennakoiden Mikkeliin on aloitettu rakentaa tietoturvallista pitkäaikaisarkistoa. Myös Analogia Finlandin Markku Rajama haluaa 35 vuoden kokemuksen rintaäänellä muistuttaa kaupallisen ja yksityisen digiaineiston omistajia varmistamaan arkistojensa todellisen turvallisuuden.

Tilaa vievät mappirivit eivät kuitenkaan edes pääse digitointivaiheeseen, ellei niitä ensin ole läpikäyty ja aineistokohtaisesti määritelty jatkotoimenpiteitä. Granlundin Markku Huupposen mukaan tämä oli myös heidän vanhojen arkistojen digitoinnin yhteydessä työläs, mutta erittäin oleellinen vaihe.

Tieto on yrityksen sydän - tuhoutunutta dataa ei saada takaisin.

Lähteet



Grano / Digitointi- ja arkistointipalvelu: 
Grano on digi- ja printtipalvelujen markkinajohtaja Suomessa. Yritys toimii 25 paikkakunnalla. Suomessa ja Virossa toimiva Grano työllistää noin 850 ihmistä ja sen liikevaihto tulevalla tilikaudella on yrityksen tiedotteen mukaan lähes 100 miljoonaa euroa.

Analogia Finland: 
Mikrokuvaukseen ja digitointipalveluihin erikoistuneen yrityksen työntekijöillä on kokemusta kulttuuriperinnöllisten asiakirjojen mikrokuvaamisesta yli 35 vuoden ajalta. Yritys työllistää noin 10 henkilöä ja sen toimitilat sijaitsevat Espoossa.

Insinööritoimisto Granlund:
Granlund on talotekniikkasuunnittelun sekä kiinteistö-, energia- ja ympäristöasioiden konsultoinnin sekä ohjelmistojen asiantuntijakonserni. Vuonna 1960 perustetun suunnitteluyrityksen palveluksessa työskentelee yli 700 asiantuntijaa organisaation 19 eri toimipisteessä. Pääkonttori sijaitsee Helsingissä.

Haluatko lisätietoa?


Tutustu skannereihin ja teknisiin tulostimiin Sd-verkkokaupassa tai soita Seri-Decon asiakaspalveluun puh. 010 841 8080.



Miia Mustonen
Markkinointipäällikkö
Seri-Deco Oy




Seri-Deco on vuonna 1977 perustettu kuvallisen viestinnän laitteiden, materiaalien ja tarvikkeiden maahantuoja. Tarjoamme ratkaisuja digitointiin, kuvan tai merkkauksen tuotantoon erilaisille pinnoille sekä tuotteiden viimeistelyyn ja esillepanoon. Palveluksessamme työskentelevät 42 ammattilaista varmistavat sujuvan logistiikan lisäksi ammattitaitoisen asiakaspalvelun sekä toimivat tuki‐ ja huoltopalvelut. Seri-Decon pääkonttori ja Suomen varastot sijaitsevat Tuusulassa. Tytäryhtiö toimii Vilnassa, Liettuassa